Aluehallitus
Esityslista 08.09.2025/Asianro 283

Aluehallitus 08.09.2025     

11208/07.03.01.03/2025  

Valmistelija kehitys- ja ICT-johtaja Toni Suihko, puh. 040 703 5159, toni.suihko@omahame.fi

Selostus Johdanto Microsoft-lisensointiin

Microsoft Enterprise Agreement Subscription (EAS) on KHHVA:n käytössä oleva sopimusmalli, jolla hankitaan käyttöoikeudet Microsoftin keskeisiin ohjelmistoihin ja pilvipalveluihin.

EAS on suurille organisaatioille tarkoitettu lisenssisopimus, joka:

-          kattaa kaikki käyttäjät organisaation ICT-ympäristössä, ml. oma henkilöstö sekä tarvittavien kumppaneiden ja sidosryhmien henkilöstön

-          sisältää käyttöoikeudet ja palvelut (Microsoft 365, Windows, EMS, Azure-lisenssit jne. Microsoftin tuotteet)

-          perustuu vuotuiseen maksamiseen (subscription, ei kertalisenssejä)

-          mahdollistaa käyttäjämäärien ja palveluiden joustavan skaalauksen vuosittain, myös kustannukset muuttuvat vuosittain

 Päättyvä sopimus KHHVA:ssa

 Käyttäjiä: 8987

 Keskeiset tuotteet:

-          M365 E3/E5 (sähköposti, Teams, OneDrive, SharePoint, tietoturvapalvelut)

-          Windows 10/11 Enterprise

-          EMS (Enterprise Mobility + Security)

-          Azure-palvelut (Entra ID, tietoturva, identiteetinhallinta)

Sopimuskumppani: Tiera Verkkokauppa+ puitesopimus ja lisenssitoimittajana Atea Finland Oy.

Sopimuksen viimeisen 3. vuoden kustannus oli: 3,393,729.33 euroa alv 0 %.

 Sopimus päättyy 30.9.2025 ja on uusittava ilman sopimuskatkoksia.

 Uusinnan vaihtoehdot

KHHVA voi hyödyntää olemassa olevia julkisen sektorin hankintakanavia ja puitesopimuksia. Microsoft ei suoraan itse myy lisenssejä.

Tietohallinto vertaili KHHVA:n käytettävissä olevien hankintakanavien lisenssitoimittajien hintoja kesäkuun 2025 lisenssimäärän ja Microsoft-hinnaston mukaan. Microsoft määrittelee kumppaneille lisenssien hinnat ja tämän perusteella lisenssitoimittaja antaa KHHVA:lle hinnaston, jossa mukana on toimittajan palveluveloitus. Vertailun hinnat identtisillä lisensseillä:

-          Atea Finland Oy: 3.865.142,12 euroa/vuosi

-          Crayon Oy: 3.694.962,89 euroa/vuosi 

Crayon Oy on kesäkuun tilanteen perusteella 170.179,23 euroa / vuosi edullisempi kuin Atea Finland Oy.

Vertailuun perustuen edullisin vaihtoehto uuden 3-vuotisen Microsoft EAS-sopimuksen hankintakanavaksi on Hansel Oy:n puitesopimus, jossa lisenssikumppanina on Crayon Oy.

Kesäkuun luvuilla arvioiden KHHVA:n Microsoft EAS-sopimuksen kustannukset ovat nousemassa 3.694.962,89 euroon per 1. sopimusvuosi ja koko 3-vuotisen sopimuksen arvon arvio on 11.084.888,67 € alv 0 %.

Microsoft EAS-sopimuksen 1. vuoden vuosikustannukset kuitenkin tarkentuvat vasta syyskuussa 2025, kun tietohallinto on toimittanut lopulliset tarkastetut lisenssien määrät Microsoftille hinnoitteluun ja saamme Crayon Oy:n kautta sopimuksen 1. vuoden hinnaston. Mm. KHHVA:n henkilöstön määrä, kumppaneiden ja sidosryhmien henkilöstön määrät muuttuvat kuukausittain. Palvelintuotteiden määrät muuttuvat myös kuukausittain ja mm. ASSI-sairaalan uudet ICT-järjestelmät vaikuttavat lisenssikokonaisuuteen. Sopimuksen 2. vuoden ja 3. vuoden kustannukset ja lisenssimäärät tarkastetaan ennen ns. vuosipäivää kerran vuodessa.

Kulujen minimoimiseksi tietohallinto suorittaa parhaillaan toimialojen nimettyjen edustajien kanssa Microsoft-lisenssien optimointia, jossa pyritään tunnistamaan KHHVA:n yksiköistä henkilöstön rooleja, ketkä voisivat työssään toimia jatkossa edullisemmalla F3-lisenssillä (13,9 €/kk/käyttäjä) nykyisten kalliimpien E5-lisenssien (36,48 €/kk/käyttäjä) sijaan. Esimerkiksi jos 1000 henkilöä saadaan siirretyksi F3-lisenssien käyttäjäksi, vuosisäästö kesäkuun hinnoilla olisi n. 270.960 €/vuosi ja 3-vuodessa 812.880 €. Lisenssejä ja niiden kuluja optimoidaan myös koko sopimusajan osana tietohallinnon prosesseja.

Esitys

Tietohallinto ehdottaa hyväksyttäväksi uuden 3-vuotisen Microsoft EAS-sopimuksen hankintakanavaksi Hansel Oy:n puitesopimusta, jossa lisenssikumppanina on Crayon Oy ja ehdottaa kehitys- ja ICT-johtajan valtuuttamista viimeistelemään sopimusneuvottelut valitun toimittajan kanssa tarkentuvilla lisenssimäärillä.

Tehtävän Microsoft EAS-sopimuksen 1. vuoden kustannusarvio on kesäkuun tilanteen perusteella 369.4962,89 euroa alv 0 % ja koko 3-vuotisen sopimuksen arvon arvio kesäkuun määrillä ja hinnoilla on 11.084.888,67 € alv 0 %.

Lopulliset maksut vuosittain Microsoftin hinnaston, käyttäjämäärän ja optimoitujen lisenssivalintojen mukaisesti. EAS antaa joustoa vähentää tai lisätä käyttäjämääriä vuosittain.

Hansel Oy toimii julkisen hallinnon yhteishankintayksikkönä. Julkisista hankinnoista annetun lain 20 §:n 2 momentin mukaan hankintayksikön katsotaan täyttäneen tämän lain mukaiset velvoitteensa, kun se hankkii tavaroita tai palveluja yhteishankintayksiköltä taikka hankkii tavaroita, palveluja taikka rakennusurakoita käyttäen yhteishankintayksikön tekemää hankintasopimusta, 42 §:ssä tarkoitettua puitejärjestelyä taikka 49 §:ssä tarkoitettua dynaamista hankintajärjestelmää. Tässä tapauksessa kyse on Hansel Oy:n puitesopimuksesta.

Hankinnan arvon perusteella toimivalta päättää asiasta kuuluu aluehallitukselle (HS 10 §:n 5 momentti 7-kohta).

Liitteenä olevat Atea Oy:n hinnasto ja Crayon Oy:n hinnasto ovat salassa pidettäviä (JulkL (621/1999) 24.1 § 20 kohta).

(JS)

Hyvinvointialuejohtajan

päätösesitys Aluehallitus

1. päättää hyväksyä esityksen mukaisesti Kanta-Hämeen hyvinvointialueen ja Crayon Oy:n välille solmittavan ja Hansel Oy:n puitesopimukseen pohjautuvan Microsoft Enterprise Agreement Subscription (EAS)- lisenssisopimuksen seuraavan 3-vuoden sopimusjaksolle ja

2. valtuuttaa kehitys- ja ICT-johtajan neuvottelemaan ja ilmoittamaan vuosittaiset lisenssien määrät perustuen KHHVA ICT-ympäristön käyttäjien määriin sekä teknisiin määriin.

Päätös  

Täytäntöönpano Päätösote / kehitys- ja ICT-johtaja Toni Suihko, ICT-palvelutuotantopäällikkö Pauli Hirvonen, teknologiapäällikkö Tomi P. Järvinen, ICT-palvelupäällikkö Tiina Hemilä, ICT-arkkitehti Tapani Taivalantti

Muutoksenhaku Oikaisuvaatimus